Tentukan Kebutuhan Bisnis Anda

Langkah pertama dalam memilih kantor sewa adalah memahami kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Beberapa hal yang perlu Anda identifikasi:

• Jumlah karyawan: Berapa orang yang akan menempati kantor?
• Jenis aktivitas: Apakah kantor hanya digunakan untuk administratif, operasional, atau juga untuk menerima klien?
• Fleksibilitas ruang: Apakah kantor perlu memiliki ruang meeting, ruang diskusi, atau area terbuka?

Dengan memahami kebutuhan ini, Anda akan lebih mudah menyaring opsi kantor yang sesuai, baik dari sisi ukuran, fasilitas, hingga desain.

Lokasi: Faktor Penentu Kenyamanan dan Aksesibilitas

Lokasi adalah salah satu faktor terpenting dalam memilih kantor sewa. Pilih lokasi yang strategis dan mudah dijangkau oleh karyawan, klien, maupun mitra bisnis.
Pertimbangkan juga:

• Akses transportasi umum: Dekat dengan halte bus, stasiun KRL, atau MRT.
• Fasilitas sekitar: Seperti ATM, tempat makan, toko, rumah sakit, dan pusat bisnis.
• Kemacetan: Hindari area yang terlalu padat lalu lintas jika tidak mendesak.

Jika Anda menargetkan area seperti Jakarta Selatan, SCBD, atau kawasan bisnis di Surabaya dan Bandung, pastikan lokasi kantor benar-benar mendukung aktivitas bisnis Anda.

Pertimbangkan Jenis Kantor Sewa

Ada beberapa jenis kantor sewa yang bisa Anda pilih, masing-masing memiliki kelebihan tersendiri:

• Serviced Office: Kantor siap pakai lengkap dengan furnitur, internet, resepsionis, dan layanan administrasi. Ideal untuk perusahaan yang ingin langsung operasional.
• Coworking Space: Cocok untuk startup atau freelancer yang mencari lingkungan kolaboratif dan fleksibel.
• Virtual Office: Untuk perusahaan yang belum butuh ruang fisik, tapi ingin memiliki alamat bisnis dan layanan profesional.
• Ruang Kantor Konvensional: Biasanya berbentuk unit kosong yang perlu diatur sendiri, cocok untuk perusahaan besar yang ingin kontrol penuh atas desain dan fungsi ruang.

Pilih jenis kantor yang paling sesuai dengan model kerja dan anggaran bisnis Anda.

Hitung dan Rencanakan Anggaran

Sewa kantor bukan hanya soal harga sewa per meter persegi. Anda perlu menghitung total biaya operasional, termasuk:

• Biaya sewa bulanan atau tahunan
• Biaya deposit di awal
• Biaya listrik dan air
• Biaya maintenance atau service charge
• Biaya tambahan seperti parkir, internet, atau cleaning service

Pastikan semua biaya tersebut masuk dalam rencana anggaran Anda. Bandingkan beberapa penyedia kantor sewa dan pilih yang paling memberikan nilai optimal, bukan sekadar harga termurah.

Cek Fasilitas yang Ditawarkan

Kantor sewa yang baik seharusnya dilengkapi dengan fasilitas penunjang yang memadai. Beberapa fasilitas yang wajib Anda pertimbangkan:

• Ruang meeting atau conference room
• Internet berkecepatan tinggi
• AC dan pencahayaan yang baik
• Pantry atau area makan
• Area parkir kendaraan
• Sistem keamanan dan akses kontrol

Jika Anda menyewa di gedung bertingkat, pastikan juga ada lift, toilet bersih, tangga darurat, serta sistem keamanan 24 jam.

Tinjau Kontrak Sewa dengan Teliti

Sebelum menandatangani kontrak, pastikan Anda memahami semua klausul di dalamnya. Beberapa poin penting:

• Durasi sewa: Apakah bisa diperpanjang? Apakah ada penalti jika keluar sebelum masa sewa habis?
• Kewajiban perawatan: Siapa yang bertanggung jawab atas kerusakan atau perbaikan?
• Kenaikan harga sewa: Apakah ada ketentuan kenaikan sewa tiap tahun?
• Syarat deposit dan pengembalian dana

Jika memungkinkan, konsultasikan kontrak dengan bagian legal atau profesional hukum agar Anda tidak dirugikan di kemudian hari.

Kunjungi dan Lakukan Survei Langsung

Jangan hanya mengandalkan foto atau deskripsi di internet. Lakukan kunjungan langsung ke lokasi kantor sewa. Amati kondisi bangunan, fasilitas, lingkungan sekitar, serta kenyamanan ruang kerja.
Jika memungkinkan, ajak beberapa anggota tim untuk mendapatkan pendapat mereka. Keterlibatan tim akan membantu Anda memilih ruang kerja yang nyaman dan mendukung produktivitas.